Machine à café, déjeuner d’équipe, afterwork… Les occasions d’échanger de manière informelle en entreprise sont légions. Ces échanges sont importants pour faire circuler l’information, cimenter les équipes.
Mais qu’en est-il des occasions plus formelles qui permettent d’apprécier la performance des salariés ou d’accompagner leur évolution professionnelle?
Parmi les entretiens en one to one, l’entretien individuel (ou annuel) et l’entretien professionnel sont souvent confondus. Il est même souvent arrivé que certains éléments de l’un soient intégrés dans l’autre. Une fausse bonne idée qui permettait certes de gagner du temps mais créait la confusion.
Ces entretiens complémentaires sont essentiels pour favoriser l’engagement des collaborateurs et développer la performance dans l’entreprise.
Afin de vous aider à mieux les appréhender et les utiliser, voici 4 différences entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel.
Si l’entretien annuel n’est pas obligatoire mais constitue davantage un droit offert à l’employeur, l’entretien professionnel constitue quant à lui une obligation légale comme le précise l’article L. 6315-1 du code du Travail et ce depuis le depuis le 7 mars 2014.
L’employeur se doit de le notifier au salarié dès son entretien d’embauche. L’entretien devra se dérouler a minima tous les 2 ans et sur le temps de travail. Si il a été prévenu suffisamment à l’avance, l’employé ne pourra alors refuser de participer à l’entretien sous peine de licenciement.
Un entretien professionnel devra aussi avoir lieu systématiquement après :
Pour toute entreprise de plus de 50 salariés, tout manquement à cette obligation donnera lieu à une sanction par l’Inspection du Travail.
Ainsi, un employé n’ayant participé à aucun entretien professionnel depuis 6 ans pourra exiger de son employeur qu’il abonde son CPF (Compte Personnel Formation) de 3000€. Si les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas tenues de notifier et de faire passer cet entretien à leurs salariés, son absence peut constituer une discrimination (et donc une faute) par le juge dans le cadre d’une procédure devant les prudhommes
A noter!
L’entretien annuel peut être obligatoire pour le salarié si la convention collective ou l’accord de branche de l’entreprise l’a décidé.
Si l’entretien professionnel et l’entretien annuel permettent tous les deux de donner du feedback, leur principe est cependant différent.
L’entretien professionnel est un échange centré sur la gestion des compétences du collaborateur. Il est donc directement relié à son employabilité.
Il s’appuie sur ses aspirations professionnelles et constitue un moment privilégié pour lui de :
Seront abordés de fait certains points clés liés au développement des compétences :
L’entretien professionnel est donc une excellente occasion d'aligner les envies du collaborateur avec les besoins réels de l’entreprise.
L’entretien individuel mesure de son côté les résultats opérationnels du salarié et donc sa capacité à mettre en œuvre ses compétences pour apporter de la valeur à son poste et à l’entreprise.
Il se situe donc dans une logique de mesure de la performance et constitue un moment d’échange privilégié avec son manager pour aborder :
Les thématiques évoquées en entretien sont donc variées et vont de l’analyse du bien-être du collaborateur au bilan de l’année écoulée en passant par le suivi des compétences, la formation ou encore les perspectives d’avenir (augmentation de salaire, évolution).
L’entretien annuel permet de fixer de nouveaux objectifs. Il permet de préparer l’avenir de façon concrète à court et moyen terme.
Il est aussi l’occasion :
Là encore, les deux exercices diffèrent.
L’entretien professionnel a pour but de projeter une vision à long terme en s’appuyant sur le parcours du salarié et sur sa progression.
On va considérer l’ensemble de ses compétences, tant les hard-skills que les soft-skills. Même celles qui ne sont pas mises en œuvre dans le cadre de son poste.
Pourquoi?
Afin de pouvoir diagnostiquer d’éventuels besoins en formation et dessiner des perspectives d’évolution possibles.
L’entretien professionnel doit correspondre à une démarche de projet professionnel, c'est-à-dire la stratégie à emprunter pour atteindre son objectif professionnel. Il doit donc être cohérent avec :
Sur la base des informations recueillies pendant les échanges, l’entreprise pourra alors bâtir un plan de développement des compétences adapté.
L’entretien individuel a quant à lui pour but de faire un bilan. Traditionnellement, celui de l’année écoulée. D’où son appellation “entretien annuel”. Il s’inscrit dans une vision court-terme car son but est d’analyser des résultats pour fixer de nouveaux objectifs.
L’échange entre le collaborateur et son manager va permettre de dresser une évaluation de performance qui va mesurer l’atteinte ou non des objectifs fixés et la satisfaction au regard du travail effectué.
En un mot : les chiffres sont-ils atteints voire dépassés? Les aptitudes professionnelles du collaborateur sont-elles satisfaisantes au regard du poste occupé?
En fonction des résultats, le manager peut proposer un plan d’action à son collaborateur avec de nouveaux objectifs et indicateurs à atteindre.
A noter !
Seules les aptitudes professionnelles feront l'objet des discussions et non la vie privée (Article L1222-2 du Code du travail). Nous sommes néanmoins dans le cadre d’un échange qui doit être mené dans la bienveillance et la bonne foi. Chacun se doit de participer en prenant ses responsabilités pour faire avancer la discussion dans le bon sens.
La préparation et la mise en œuvre des deux entretiens diffère dans son contenu dans les trames utilisées.
-Avant : le collaborateur doit être prévenu de la date convenue et des modalités du déroulé de l’entretien grâce à une grille d’entretien professionnel. Le N+1 (manager ou RH) comme le collaborateur doivent préparer cet échange pour qu’il se révèle plus fluide et plus efficace.
Le manager peut par exemple préparer la fiche de poste du collaborateur, son CV et les éventuels comptes-rendus précédents. Préparer de part et d’autre des questions peut aussi s’avérer fructueux afin de mieux structurer l’échange.
-Pendant : un entretien professionnel peut durer jusqu’à 2h selon sa récurrence et abordera les sujets préparés en amont comme les souhaits d’évolution ou les formations envisagées.
-Après : Les éléments essentiels (date, poste, synthèse, actions de formation…) sont consignés dans un compte-rendu
-Avant : il est aussi obligatoire de prévenir le collaborateur de la date de rendez-vous et de lui envoyer une grille d’évaluation en amont qui servira de fil rouge pendant les échanges. Manager et collaborateur pourront confronter leurs versions, ce qui servira de base de discussion.
-Pendant : un entretien annuel dure environ 1h mais cela peut varier en fonction des échanges. La manager doit ouvrir la discussion grâce à des questions axées sur la performance et relatives aux objectifs, aux missions et aux compétences mises en œuvre par le salarié. Ces questions sont libres mais sont le reflet des objectifs de l’entreprise, de sa culture et de ses valeurs.
-Après : tout comme pour l’entretien professionnel, un compte rendu doit résumer les échanges. C’est à ce moment qu’interviennent aussi d’éventuelles propositions de promotion ou d’augmentation de salaire.
L’entretien professionnel comme l’entretien individuel sont essentiels pour :
Si les thèmes abordés par les deux types d’entretiens sont différents, ils sont en revanche complémentaires et possèdent tous deux des points commun :
Ainsi, comment favoriser un accès plus simple et plus rapide aux données ? Comment, à l’heure du travail hybride, et d’un marché plus incertain, managers et collaborateurs peuvent gagner en réactivité et en fluidité dans les échanges ?
Une solution digitale favorisant des échanges réguliers, fluides et consignés favorisera :
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